5S là gì? Quy trình 5S được thực hiện thế nào?

Môi trường làm việc là yếu tố định hình cách làm việc, tâm trạng và cả hiệu suất công việc. Để cải tiến môi trường làm việc, phương pháp 5S đã ra đời. 5S được ứng dụng thành công trước tiên ở Nhật Bản. Phương pháp này tạo ra môi trường tiện lợi, sạch sẽ, gọn ghẽ, khoa học cho doanh nghiệp. Vậy thực chất 5s là gì? Quy trình 5S được thực hiện thế nào? Cùng theo dõi bài viết dưới đây.

5s là gì?

5s là gì? Tiêu chuẩn 5s là gì? Hiểu một cách đơn giản thì 5s là một phương pháp để quản lý thời gian, tối ưu quy trình làm việc và sắp xếp môi trường làm việc. Tiêu chuẩn 5s được lấy từ các chữ cái đầu của từ tiếng Nhật bao gồm “Seiri”, “Seiton”, “Seiso”, Seiketsu” và “Shistuke”, các từ ấy lần lượt được tạm dịch sang Tiếng Việt là “sàng lọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ”, “săn sóc” và “sẵn sàng”. Các nguyên tắc chung của phương pháp 5s có thể được hiểu như sau:

• SEIRI: Sàng lọc những vật dụng thực sự không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng.
• SEITON: Sắp xếp mọi đồ đạc ngăn nắp, có trật tự nhất định, dễ dàng khi sử dụng.
• SEISO: Là vệ sinh tại nơi làm việc kể cả trên nền nhà, máy móc và thiết bị đều phải sạch sẽ.
• SEIKETSU: Là luôn săn sóc, giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, thuận tiện và có năng suất.
• SHITSUKE: Tạo thành một nề nếp, thói quen tự giác làm việc tốt, duy trì môi trường làm việc thuận tiện.

Thuật ngữ 5S thường được xuất hiện cùng Kaizen. Kaizen và 5S là 2 yếu tố song hành với nhau vì 5S là một phần của hệ thống Kaizen và sản xuất tinh gọn. Trong khi Kaizen là một cách tiếp cận chung để cải tiến thì 5S là một cách để tạo cơ sở cho việc cải tiến đó.

Lợi ích của 5S mang lại

Lợi ích khi áp dụng mô hình 5s vào quy trình làm việc là gì? Thực hành một mô hình 5s luôn đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người trong các tổ chức/doanh nghiệp. Đây là một phương pháp hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất. Dưới đây là một số lợi ích khi áp dụng quy trình 5s

1. Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.
2. Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến
3. Mọi người trở nên có kỷ luật hơn.
4. Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc
5. Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.
6. Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình.
7. Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.

Quy trình 5S thực hiện ra sao?

Seiri (Sàng lọc)

Bước 1: Cùng với một vài đồng nghiệp nào đó, hãy quan sát thật kỹ nơi làm việc của mình. Hãy phát hiện, xác định và loại bỏ đi những thứ thực sự không cần thiết cho công việc.
Bước 2: Nếu bạn và đồng nghiệp không thể quyết định được một thứ gì đó có còn cần thiết cho công việc hay không thì hãy để nó riêng ra một nơi, đồng thời đánh dấu lại cụ thể ngày tháng sẽ hủy.
Bước 3: Sau một thời gian, ví dụ 3 tháng – bạn hãy kiểm tra lại xem có ai cần đến cái đó không. Nếu sau 3 tháng không thấy ai cần đến, tức là cái đó không cần cho công việc nữa.
Nếu bạn không thể tự mình quyết định thì hãy đề ra một cột mốc thời gian cụ thể để xử lý.
Chú ý:Khi sàng lọc những thứ cần bỏ đi thì đừng quên kiểm tra trong ngăn tủ, từng ngóc ngách, những nơi nhỏ nhất.
Khi hủy bỏ đi những thứ thuộc tài sản của tổ chức/doanh nghiệp, thì bạn nên nên báo cáo cho người có thẩm quyền biết. Bên cạnh đó thì cũng nên thông báo cho những nơi đã cung cấp những nguyên vật liệu, tài liệu thừa đó.

Seiton (Sắp xếp)

Bước 1: Bạn phải chắc chắn rằng mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ ra khỏi nơi làm việc của bạn. Sau đó hãy suy nghĩ xem sắp xếp như thế nào để thuận tiện theo quy trình làm việc đồng thời bảo đảm thẩm mỹ và an toàn.
Bước 2: Trước khi đưa ra quyết định thì đừng quên trao đổi với các đồng nghiệp về cách sắp xếp bố trí trên quan điểm thuận tiện cho thao tác. Đồng thời phải làm sao cho các đồng nghiệp của mình đều biết được vị trí của các đồ vật để tự họ sử dụng mà không phải hỏi ai.
Bước 3: Tạo cho bản thân một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ. Đừng quên việc ghi chú trên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu để mọi người biết cái gì được lưu giữ ở đó.
Bước 4: Hãy áp dụng nguyên tắc này để chỉ rõ nơi đặt bình cứu hỏa và những chỉ dẫn cần thiết khác.

Seiso (Sạch sẽ)

Chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ ở nơi làm việc, nơi chế tạo sản phẩm có một mối quan hệ rất mật thiết với nhau. Seiso là một bước phải được thực hiện hàng ngày, đôi khi là trong suốt cả ngày.
Đừng đợi đến lúc mọi thứ trở nên dơ bẩn mới vệ sinh. Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc kể cả máy móc thiết bị, đồ đạc, dụng cụ…một cách thường xuyên, làm cho mọi thứ không còn cơ hội để dơ bẩn.

Seiketsu (Săn sóc)

Để không lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, bạn không nên dừng lại sau khi đã thực hiện được ở 3 bước nêu trên. Sau đây là những gợi ý cho Seiketsu của bạn:
Tạo ra một hệ thống chuyên nghiệp nhằm duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp ở nơi làm việc, đồng thời việc lập ra kế hoạch, lịch làm vệ sinh cũng là điều bắt buộc.
Việc áp dụng các phong trào thi đua giữa các Phòng, ban, phân xưởng cũng rất quan trọng và có vai trò rất lớn trong việc lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia chương trình 5s.

Shistuke (Sẵn sàng)

Thực hiện phương pháp 5s một cách tự giác mà không cần phải có ai đó nhắc nhở hay ra lệnh:

1. Cần phải làm cho mọi người thực hiện 4S một cách tự giác như là một thói quen hay lẽ sống.
2. Không có cách nào thúc ép thực hiện 5S hơn là thường xuyên thực hành nó cho tới khi mà mọi người đều yêu 5S.
3. Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu 5S. .

Yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S

1. Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện
2. Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S
3. Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người
4. Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý.

Xem thêm: https://lptech.asia/kien-thuc/crm-la-gi-chuc-nang-va-tam-quan-trong-cua-crm-doi-voi-doanh-nghiep

5s- Phương pháp đóng một vai trò quan trọng, đứng sau sự thành công của mỗi doanh nghiệp. Thực hiện tốt 5s cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp của bạn đang nắm giữ một chìa khóa quan trọng trong tay.